אז בשעה טובה, הכנסתם לעסק שעון נוכחות וסוף סוף ניהול הנוכחות של העובדים יהיה לכם הרבה יותר פשוט וקל.
קורה, שכבעלי עסקים אנו רואים רק את טובת העסק ולא תמיד לוקחים בחשבון את תגובת העובדים לשינויים שאנו מכניסים בעסק.
גם אם זה שינוי שבא לטובתם.
אנו יוצאים מנקודת הנחה שאם אנחנו רואים שזה טוב לעסק אז העובדים יקבלו את זה בלי בעיות.
אבל, מחשבות לחוד ומציאות לחוד. לעיתים, חלק מהעובדים לא מוכנים לקבל את החידוש בעסק ומרגישים כאילו הבוס "עוקב אחריהם".
הגיעו לידינו מקרים בהם הלקוחות פנו אלינו לאחר כשבוע וטענו שהיו עובדים שהערימו קשיים בהטמעת המערכת ולא היו מוכנים להחתים נוכחות.
לשם כך, הכנו מדריך קצר שמאפשר בכמה צעדים פשוטים למנוע מראש התנגדויות שעלולות להופיע.
1. שיתוף: אספו את כל העובדים והסבירו להם על מערכת הנוכחות החדשה. עובדים אוהבים להיות מעורבים בעסק ולדעת מה קורה. כאשר עובד נמצא בחוסר וודאות לגבי מקום עבודתו הוא חש חוסר ביטחון וזה עלול לבוא לידי ביטוי במגוון דרכים ואחת מהן היא התנגדות לשינויים וחידושים בעסק.
לכן, שיתוף העובדים בתהליך תוך הצגת היתרונות של המערכת עבור העובדים וכמובן עבור העסק יביאו לפתיחות של העובדים וקבלה נוחה יותר של המערכת.
יתרונות של המערכת עבור העובדים:
• פחות טעויות בתלושי השכר.
• עדכון שעות בצורה ידידותית, פשוטה ונוחה יותר.
• עבודה עם משימות- לארגון וסדר.
• דיווחי היעדרות – העובד יכול לעדכן מהבית את סיבת ההיעדרות.
• שמירה על זכויותיהם – בשעות נוספות, שעות לילה ועוד.
2.הדרכה: העבירו הדרכה והדגמה קצרה על השעון שבאמצעותו הם מדווחים (אינטרנטי, אפליקציה, טלפוני וביומטרי) ובמיוחד לאלו החוששים מטכנולוגיה. וודאו שהם מבינים ומצליחים לתפעל בעצמם.
3. שיחה אישית: יש עובדים שעדיין מתעקשים לא לדווח, קחו אותם לשיחה אישית והסבירו להם את החובה החוקית של הדיווח וכי הוא איננו רשות או בחירה של העסק אלא חובה על פי תיקון 24 לחוק להגנת השכר. עובד שלא מחתים מסכן את מקום עבודתו.
4. פרגנו:עבר חודש ראשון וכל העובדים מדווחים באופן סדיר, פרגנו להם במילים טובות! זה תמיד נעים לשמוע מילה טובה, גם על משהו שהוא כביכול מובן מאליו.
רוצים לקחת את זה רחוק יותר, עשו תחרות דירוג עובדים בשימוש במערכת (עובד שמילא את הדו"ח בצורה מלאה, ללא חוסרים).
עקבו אחר הצעדים, בצעו אותם באופן המתאים לתרבות האירגונית שלכם ותרגישו מיד את ההשפעה על הקבלה של העובדים אחר החידוש לעסק. העבודה השוטפת עם מערכת הנוכחות כבר תבוא בצורה חלקה הרבה יותר.
נועה טל
